Kita semua diberi waktu 24 jam setiap hari. Namun, mengapa beberapa orang lebih tertata dalam pelaksanaan tugas dan dapat melakukan lebih banyak hal daripada orang-orang lainnya?

Berikut ini beberapa tips praktis yang dapat diterapkan setiap hari untuk membantu Anda menghemat waktu agar memiliki waktu ekstra. Jadikan sebagai kebiasaan Anda.

1. Menjawab surat-surat dengan bijak
Alokasikan waktu setiap hari untuk menjawab semua korespondensi, e-mail, voice-mail, pesan-pesan, memo antar kantor, dll. Jika Anda butuh waktu lebih dari satu jam untuk membaca dan menjawab e-mail, Anda mengalami kegagalan “sistem”.
2. Lakukan panggilan telepon dengan bijak

* Lakukan dan selesaikan panggilan telepon pada waktu yang telah ditetapkan. Yang paling efektif adalah pukul 10.00–11.30 dan 14.00–16.00. Apabila orang yang Anda hubungi tidak ada di tempat, buatlah janji temu yang pasti, atau tinggalkanlah pesan yang jelas.
* Beri tahu semua pihak yang berkepentingan dengan Anda bahwa Anda hanya menerima panggilan telepon pada jam-jam tertentu selama hari kerja. Panggilan di luar jam itu akan ditangani oleh asisten/sekretaris Anda atau mesin penjawab Anda.

* Gunakan voice-mail secara kreatif untuk mengalihkan si penelepon kepada orang lain atau menulis e-mail kepada Anda sebagai gantinya.
* Buatlah catatan mengenai poin-poin penting ketika Anda sedang berbicara melalui telepon. Perjelas hal-hal mengenai keputusan, komitmen, tindakan, tanggung jawab dan waktunya (dibubuhi tanggal dan jam).
* Kirimkan catatan ini melalui faksimile setelah pembicaraan lewat telepon berakhir. Kemudian arsipkan catatan ini bersama dengan korespondensi lainnya yang terkait dengan orang/klien itu.